Kurz gefasst: Nicht jeder Prozess muss ausgelagert werden. Oft genügt es, ihn von Doppelerfassung, Medienbrüchen und Wartezeiten zu befreien.

Das Problem

Abläufe wachsen über Jahre. Daten werden mehrfach erfasst, neben dem ERP läuft eine Excel-Liste, Rückfragen gehen per Mail hin und her. Fehler fallen erst in der Abrechnung auf und kosten dann ein Vielfaches. Die Belastung steigt, die Personaldecke bleibt gleich.

Was KIK-S konkret übernimmt

• Prozessaufnahme: gemeinsam mit den Fachbereichen, nicht am Schreibtisch.
• Messung des Ist-Zustands: Durchlaufzeit, Klärfallquote und Zahl der manuellen Schritte.
• Maßnahmen mit schneller Wirkung: die Schwachstellen werden benannt, ebenso die Schritte, die sofort entlasten.
• Automatisierung im Bestand: Verbesserungen entstehen in den vorhandenen Systemen statt durch neue Software.
• Dokumentation der Soll-Prozesse: direkt verwendbar für Audits und das ISMS.
• Nachmessung: die Wirkung wird nach der Umstellung belegt.

Für wen das sinnvoll ist

Für Stadtwerke, bei denen jeder Abrechnungslauf eine Welle von Klärfällen auslöst. Für Häuser, die vor einer Systemeinführung erst aufräumen wollen. Und für alle, die für eine Zertifizierung dokumentierte Prozesse brauchen. Soll ein Prozess nicht verbessert, sondern abgegeben werden, ist Business Process Outsourcing der passende Weg.

Häufige Fragen